Un mardi matin, l’IDEC découvre qu’un audit ARS est programmé dans six semaines. Le premier réflexe : ouvrir NETSoins et vérifier l’état réel des dossiers. Sauf que le logiciel, paramétré à la hâte lors du déploiement, affiche des transmissions orphelines, des comptes d’anciens salariés toujours actifs et des plans de soins incomplets. Ce scénario se répète dans beaucoup d’établissements. Le problème ne vient pas de NETSoins lui-même, mais de réglages négligés après la mise en service initiale.
Paramétrer NETSoins pour passer un audit ARS sans improviser
L’ARS ne demande pas un logiciel parfait. Elle vérifie la traçabilité des soins, la complétude des dossiers résidents et la cohérence entre ce qui est prescrit et ce qui est administré. Tout cela se prépare dans NETSoins, à condition de savoir où chercher.
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Transmissions ouvertes depuis trop longtemps
Une transmission ciblée restée ouverte plus de sept jours sans action corrective, c’est un signal d’alerte pour un évaluateur. Dans NETSoins, on peut filtrer les transmissions par date d’ouverture et par statut. L’habitude à prendre : exporter chaque semaine la liste des transmissions non clôturées et la transmettre aux référentes d’unité.
Ce filtre existe dans le module transmissions. Il suffit de sélectionner la période et le statut « ouvert ». Les retours varient sur ce point selon les versions, mais la logique reste la même : identifier ce qui traîne avant qu’un auditeur ne le fasse.
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Complétude des dossiers récents
Les admissions des trois derniers mois sont systématiquement scrutées. Un dossier incomplet (projet personnalisé absent, évaluation GIR non renseignée, volet médical vide) fragilise l’ensemble du rapport. NETSoins permet de vérifier la complétude via le module administratif, en croisant les champs obligatoires par résident.
On recommande de lancer cet export une fois par mois et de le confier à la personne qui gère les admissions. Pas besoin d’attendre l’annonce d’un contrôle.
Cohérence prescriptions et administration
Si l’établissement utilise le module LAP (logiciel d’aide à la prescription) intégré à NETSoins, la correspondance entre prescriptions actives et administrations tracées doit être vérifiable. Un écart non justifié (prescription active sans trace d’administration, ou l’inverse) pose un problème de traçabilité médicamenteuse que l’ARS relève quasi systématiquement.
Droits d’accès NETSoins : un réglage de sécurité trop souvent ignoré
Le paramétrage des profils utilisateurs dans NETSoins a un double effet. Il conditionne ce que chaque soignant voit à l’écran, et il garantit la conformité RGPD de l’établissement. Les deux sujets intéressent l’ARS.
Depuis les versions récentes, les droits peuvent être ajustés par unité de vie et par fonction (IDE, AS, psychologue, administratif). Un aide-soignant n’a pas besoin d’accéder au volet facturation. Un administratif n’a pas à lire les transmissions ciblées. Réduire le périmètre visible par profil diminue aussi la charge cognitive à l’écran, ce qui accélère la saisie au quotidien.
Désactiver les comptes des personnels partis
Un compte actif associé à un salarié qui a quitté l’établissement depuis six mois, c’est une faille de sécurité documentée. NETSoins conserve l’historique des actions même après désactivation du compte, donc on ne perd aucune donnée. La vérification prend quelques minutes : comparer la liste des utilisateurs actifs dans NETSoins avec le registre du personnel.
- Exporter la liste des comptes actifs depuis le module administration utilisateurs
- Croiser avec les sorties RH des douze derniers mois
- Désactiver (pas supprimer) chaque compte sans correspondance salarié actif
- Vérifier que le MFA est activé ou planifié pour les comptes restants
Ce nettoyage devrait être fait au minimum une fois par trimestre. En pratique, on constate que beaucoup d’établissements ne le font qu’à l’approche d’un audit.
Saisie mobile en Ehpad : fiabiliser NETSoins sur tablette
La saisie au chevet du résident, sur tablette ou smartphone, change la qualité des transmissions. On note en temps réel au lieu de reconstituer de mémoire en fin de poste. Mais une tablette mal configurée génère plus de frustration que de gain.
Le navigateur utilisé a un impact direct. NETSoins est une application web : sa fluidité dépend du navigateur et de la connexion Wi-Fi locale. Sur les tablettes Android fournies par certains groupes, le navigateur par défaut n’est pas toujours le plus stable. Tester avec Chrome ou Firefox et comparer les temps de chargement du module transmissions suffit à trancher.
Couverture Wi-Fi et mode dégradé
Les zones blanches dans un Ehpad (sous-sol, certaines ailes anciennes) rendent la saisie impossible si la couverture Wi-Fi est insuffisante. Avant de déployer la saisie mobile, on cartographie les zones mortes avec un simple test de connexion pièce par pièce. Les solutions varient selon l’infrastructure : répéteur, point d’accès supplémentaire, ou acceptation d’un mode dégradé (saisie différée).
NETSoins ne propose pas de mode hors-ligne natif. Si la connexion tombe, la saisie en cours peut être perdue. L’équipe doit le savoir et adopter le réflexe de valider fréquemment.
Authentification multifacteur et sécurité des connexions NETSoins
La tendance actuelle pousse vers la généralisation de l’authentification multifacteur pour l’accès aux logiciels de santé. NETSoins n’échappe pas à cette évolution. Concrètement, chaque soignant devra disposer d’un terminal compatible avec une application d’authentification (type Google Authenticator ou équivalent).
Ce changement impacte le quotidien : un oubli de téléphone personnel, un smartphone déchargé, et l’accès au portail est bloqué. Il faut anticiper en testant la procédure de récupération du second facteur et en définissant un plan B (poste de secours avec session superviseur, par exemple).
- Vérifier auprès de la DSI si le MFA est déjà activé ou sur la feuille de route
- Équiper chaque soignant d’un terminal compatible avant le déploiement
- Documenter la procédure de récupération en cas de perte du second facteur
- Former les équipes de nuit, souvent oubliées dans les phases de déploiement
La sécurité des données hébergées selon les normes HDS et la conformité RGPD dépendent aussi de ces réglages d’accès. Un établissement qui présente un paramétrage MFA actif lors d’un audit ARS envoie un signal de maturité numérique.
Le paramétrage de NETSoins en Ehpad n’est pas un projet ponctuel qu’on boucle à l’installation. C’est un entretien régulier, calé sur le rythme des admissions, des départs de personnel et des évolutions réglementaires. Les établissements qui intègrent ces vérifications dans une routine mensuelle arrivent à un audit ARS sans panique, parce que le logiciel reflète la réalité des pratiques au lieu de la maquiller.
